Praktisk information
Du som är förtroendevald har tillgång till ett antal praktiska hjälpmedel för att underlätta i ditt uppdrag – läsplatta, en e-postadress, Teamskonto, passerkort och postfack. Du kan även boka lokal för dina möten.
eMeetings Prepare är vårt distribueringssystem för handlingar inför sammanträden. Systemets app heter First Agenda. Instruktioner om hur du använder eMeetings Prepare finner du i IT-handbok för förtroendevalda - eMeetings Prepare.
Kansliavdelningen tillhandahåller digitala handlingar inför nämndernas sammanträden via eMeetings Prepare. Som förtroendevald har du möjlighet att låna en läsplatta från kommunen för att kunna ta emot de digitala handlingarna samt få kalenderinbjudningar via din kommunala e-post.
Du kan kvittera ut läsplattan när alla uppgifter kommit in till kansliavdelningen och ett e-postkonto har skapats.
När du kvitterar ut läsplattan förbinder du dig att följa det avtal som reglerar hanteringen. Avtalet innehåller information om hur du använder läsplattan samt skyldighet att lämna tillbaka den efter avslutat uppdrag. I "handboken för förtroendevalda" finns mer information om hur du får låna en läsplatta.
All kommunikation i din roll som förtroendevald sker via den Upplands-Bro-mejladress du får när du blir vald. När du fått din e-postadress kan du nå din inkorg via dator eller läsplatta. För att smidigt ta del av din e-post kan du även ladda ner Outlook-appen och logga in.
Vissa e-postmeddelanden kan ses som allmänna handlingar och ska registreras i kommunens diarium. Är du osäker på om din e-post innehåller allmänna handlingar bör du skicka den till kommunstyrelsen@upplands-bro.se eller berörd nämnds funktionsbrevlåda. En registrator kan göra en bedömning om ditt e-postmeddelande ska registreras eller inte.
Teams är en plattform för online-möten kommunen använder sig av när du inte kan delta på plats och behöver närvara på distans. Instruktioner för hur du använder Teams vid politiska möten finner du i "IT-handbok för förtroendevalda".
När du har lämnat dina personuppgifter genom vår e-tjänst som du finner under "För dig som förtroendevald" kommer kansliavdelningen att beställa ett passerkort till dig så att du kan komma in i kommunhuset i Kungsängen.
När kortet är beställt får du meddelande om detta, och tidigast inom två arbetsdagar kan du kvittera ut kortet i kontaktcenter mot uppvisande av legitimation.
Gruppledare, presidier samt politiska sekreterare har postfack på plan 4 i kommunhuset i Kungsängen. Ta för vana att regelbundet gå förbi och titta i ditt postfack. Det kan hända att du får post som behöver diarieföras. Om detta är fallet eller om du är osäker på om något bör diarieföras, kontakta då en registrator vid kansliavdelningen så får du hjälp med detta.
Förtroendevalda har möjlighet att boka lokal i kommunhuset och kulturhuset i Kungsängen på plan 6 utan avgift. Bokning av dessa lokaler görs via Outlook.
Övriga lokaler som kommunen tillhandahåller bokas mot en avgift enligt gällande taxa för så kallade B-kunder. Kultur- och fritidskontoret har hand om dessa lokalbokningar och tar emot bokningsförfrågningar via webbokning.
Vi på kontaktcenter finns här för dig!
- Fråga oss
- Felanmälan
- kommun@upplands-bro.se
- 08-581 690 00 Öppet
- Chatta med oss
- Videosamtal - öppet vardagar kl 10-11
Är du nöjd med informationen på sidan?